Zusammenarbeit

Mit attraktiven Arbeitsbedingungen wollen wir die Zusammenarbeit der Zukunft gestalten und als gute Arbeitgeberin geschätzt werden. 2020 haben wir insbesondere die Neugestaltung unserer digitalen Infrastruktur vorangetrieben und ein systematisches Gesundheitsmanagementsystem eingeführt. 

2020 in Zahlen

Mitarbeiter:innen hatte die HOWOGE Ende 2020

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Frauen in Führungspositionen

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der Beschäftigten mit mobilen Endgeräten ausgestattet

Möglichkeiten des Digitalen voll ausschöpfen

Die HOWOGE arbeitet mit Hochdruck an ihrer Digitalisierung. Sie wird sich damit als Organisation verändern – und gleichzeitig sie selbst bleiben. Nah am Menschen will sie agiler werden und nutzen, was das kollaborative, projektbezogene und vernetzte Arbeiten bietet. Ein Baustellenbesuch.

„Wir sind noch dabei, die Grundlagen zu schaffen”, gibt Melanie Seuring zu bedenken. Sie baut bei der HOWOGE ein 15-köpfiges Team auf, um die Digitalisierungsstrategie umzusetzen. „Wir sind ein mittelständisches Unternehmen, in dem sehr viele Verträge geschlossen werden, mit Dienstleistern, mit Mietenden, mit Kooperationspartnern.” Das bedeutet jede Menge Papier. Da es anfangs keine Strategievorgabe gab, hätten sie und ihr Team sich erstmal einen Überblick verschafft und das gemacht, was möglich war. Die HOWOGE ist schnell gewachsen und habe mit einem bunten Strauß an Technologien gearbeitet. Ein echter Aha-Moment sei für sie gewesen, „dass ich am Anfang einen Stempel bekommen habe und eine Urkundenmappe”. Als Leiterin Prozesse und Digitalisierung habe ihr das verdeutlicht, was getan werden muss. Umso glücklicher ist sie über die Umstellung auf SAP. Die habe zwar einige Nerven gekostet, nun aber sei die HOWOGE bildlich gesprochen mit einem Fahrwerk von Ferrari ausgerüstet. „Aber wir wollen jetzt ein paar PS drauflegen und mit SAP als Standard die Möglichkeiten voll ausschöpfen“, sagt Digitalisierungsexpertin Seuring. Durch das Input-Management wird nicht nur der Post-, sondern auch der Rechnungseingang gebündelt. Alle Dienstleister werden nun sukzessive über eine Schnittstelle angebunden, um die rund 130.000 jährlich eingehenden Rechnungen in Workflows zu bändigen. Denn so wandert das Papier nicht mehr durchs Haus, um gestempelt zu werden, sondern wird transparent im Unternehmen gesteuert. Darüber hinaus werden aktuell circa 25.000 physische Akten durch ihr Team revisionssicher digitalisiert.

Portrait Melanie Seuring
© HOWOGE

Wir wollen jetzt ein paar PS drauflegen und die Möglichkeiten voll ausschöpfen.

Melanie Seuring Leiterin Prozesse und Digitalisierung bei der HOWOGE

Dieser erste Schritt zu Digitalität im Unternehmen – also das Übersetzen analoger Informationen in digitale Medien – sei richtig und wichtig, so der Digitalisierungsexperte Dr. Ali Aslan Gümüsay, der als Forschungsgruppenleiter am Humboldt Institut für Internet und Gesellschaft (HIIG) arbeitet. Mit ihm sprachen wir über Herausforderungen bei Digitalisierungsprojekten in der Arbeitswelt.

Der große Sprung zur Digitalisierung geschehe erst, wenn grundsätzlich hinterfragt wird, wie die Dinge anders gemacht werden, wenn Rollen und Beschäftigungsoptionen sich verändern oder die Daten ganz neue Möglichkeiten eröffnen. Mittelständische Unternehmen müssten aber häufig mit knappen Ressourcen ad hoc und reaktiv agieren. Für Melanie Seuring steht die HOWOGE daher auch erst am Anfang: „Wir verstehen Digitalisierung als weites Feld und wollen keinen Bereich ausschließen." Da sei kein Ende in Sicht, meint auch Jürgen-Michael Radtke, Leiter Informationstechnologie und Innere Dienste der HOWOGE: „Wir wollen alles digital unterstützen, was unsere Kolleg:innen im Büro, im Kundenzentrum oder als Concierge machen.” Das beginne bei der Wohnungsabnahme, für die früher ein 20-seitiges Formular auszufüllen war, abgelegt in doppelter Ausfertigung.

Portrait Jürgen-Michael Radtke
© HOWOGE

Wir wollen alles digital unterstützen, was unsere Kollegen:innen im Büro, im Kundenzentrum oder als Concierge machen.

Jürgen-Michael Radtke Leiter Informationstechnologie und Innere Dienste bei der HOWOGE

Eine gute Digitalisierungsstrategie ist laut Dr. Gümüsay zielgerichtet, resilient und adaptiv. Sie müsse vor allem eingebettet werden in die Gesamtstrategie, sollte aber noch zukunftsgerichteter sein, weil sie eine Zukunft verändern will, die sich selbst rasant entwickelt. Angesichts dieser Herausforderung empfiehlt der Experte, als mittelständischer Akteur realistisch zu bleiben. Wenn man nicht die gleichen Dinge leisten könne wie die Großen: Wie damit umgehen? Indem man Ökosysteme bildet, sich mit mehreren KMUs zusammentut und Ressourcen bündelt oder auf Ressourcen außerhalb der eigenen Organisation zurückgreift.

Doch auch für solche Kooperationen braucht es ein Fundament und neue Arbeitsweisen. Die enge Bindung an den Bürotisch soll sich lösen, gemäß der Philosophie, dass alle, die möchten, einen Arbeitsplatz bekommen, die HOWOGE aber weiter wachsen kann, ohne zwingend räumlich größer zu werden. Ein klarer Vorteil, wie Seuring findet, um als Arbeitgeberin auch für Fachkräfte von außerhalb attraktiv zu sein, die nicht ständig nach Lichtenberg pendeln wollen. Künftig wird teils im Büro, teils vor Ort im Kiez und teils im Homeoffice gearbeitet. „Ich denke, das bekommen wir auch hin“, gibt sich Melanie Seuring zuversichtlich und verweist auf ihr neu gebildetes Team. Hier sind für 15 Leute nur acht Arbeitsplätze vorgesehen und die Onboardings liefen alle virtuell. Das habe erstaunlich gut geklappt. Das Digitalduo Seuring und Radtke hat jetzt als Grundlage die Infrastruktur und Arbeitsgeräte bereitgestellt, die ein solches kolla-boratives, mobiles und vernetztes Arbeiten möglich machen. Neue Projekträume, sogenannte Think Tanks, gehören dazu. Auch die Concierges in den Bestandsgebäuden wurden durch-weg mit Tablets ausgestattet, um jederzeit auf das Intranet zugreifen zu können. Aber reicht das?

Portrait Dr. Ali Aslan Gümüsay
© Dr. Ali Aslan Gümüsay

Eine gute Digitalisierungsstrategie ist zielgerichtet, resilient und adaptiv.

Dr. Ali Aslan Gümüsay Forschungsgruppenleiter am Humboldt Institut für Internet und Gesellschaft

Es sei nicht nur ein Wandel der Technik nötig, sondern auch ein Wandel in den Köpfen. Der Wissenschaftler Gümüsay verweist auf den soziotechnischen Blickwinkel, auf die menschliche Seite der Digitalisierung. Und auf die Frage, wie die Menschen die Technik nutzen, herangeführt werden und sich auch in ihren Sorgen und Befürchtungen ernst genommen fühlen. Werde ich überflüssig? Wird mein Job wegfallen? Wie kann ich meine Privatsphäre erhalten? Hier gebe es aktuell in vielen Firmen reichlich Gesprächsbedarf zwischen Betriebsräten und Unternehmensführungen. Umso wichtiger seien ein gemeinsames Ziel und die Einbindung, betont auch Melanie Seuring: „Wir erklären viel, bieten Schulungen an und sorgen dafür, dass alles online nachzulesen ist auf unserer Plattform HOWOGuide.“

Nicht zuletzt liege ein Vorteil laut Gümüsay im gesellschaftlichen Auftrag der HOWOGE: Während andere Firmen intensive Purpose-Workshops durchlaufen, steht bei ihr der Gewinn für die Allgemeinheit immer im Vordergrund. Darauf zahlt jede Neuerung ein. Von einer schnelleren Verwaltung bis zum Forschungsprojekt „Virtuell betreutes Wohnen“, bei dem technische Abläufe und persönliche Fürsorge Hand in Hand gehen sollen. Mit dieser soliden Ausgangslage und dem festen Blick in die digitale Ferne machen Seuring und Radtke weiter mit der Basisarbeit und neuen Kommunikationswegen. Eine eigene Mieter-App soll den Austausch zwischen Mieter:innen und allen, die für das Objekt sorgen, schneller und papierloser machen. Auch ein Probelauf mit Chatbots für wiederkehrende Fragen ist geplant. Das soll den Verwaltungsaufwand der HOWOGE entlasten und damit Freiräume schaffen für jede Menge Neues. 
 

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